Deelauto voor de zaak: hier moet je op letten

Hoewel er nog veel te onderzoeken valt op het vlak van zakelijke deelmobiliteit, lijkt de potentie er zeker te zijn. Zo bleek in 2024 uit onderzoek van ANWB Zakelijk dat meer dan 80% van de Nederlandse ondernemers binnen 5 jaar verwacht over te stappen naar deelmobiliteit. Stijgende kosten van autobezit, parkeerproblemen en toenemende verkeersdruk in stedelijke gebieden drijven deze verschuiving. Wanneer je als bedrijf deelmobiliteit gaat implementeren kom je voor (nieuwe) fiscale vraagstukken te staan. De Belastingdienst heeft recent een publicatie gedeeld om de fiscale regels voor het gebruik van deelauto’s door werknemers te verduidelijken. We lichten de belangrijkste punten er voor je uit.  

Fiscale aandachtspunten bij het gebruik van deelauto’s 

Definitie van een deelauto

Fiscaal gezien is er geen specifieke definitie voor een deelauto. In de context van de publicatie wordt een deelauto omschreven als een voertuig dat door meerdere personen wordt of kan worden gebruikt. Dit kan betekenen dat een werkgever één auto aan meerdere werknemers ter beschikking stelt, of dat een externe aanbieder auto’s beschikbaar stelt aan werknemers, al dan niet via de werkgever. 

Bijtelling en terbeschikkingstelling 

Wanneer een werkgever een auto ter beschikking stelt aan een werknemer, en deze auto wordt op kalenderjaarbasis meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden gebruikt, is er sprake van een bijtelling. Het is essentieel om te bepalen of de auto daadwerkelijk ter beschikking is gesteld. Dit hangt af van de mate van controle en het gebruiksdoel van de auto. Als de werknemer de auto alleen kan gebruiken voor specifieke zakelijke ritten en de werkgever houdt toezicht op het gebruik, is er mogelijk geen sprake van terbeschikkingstelling, en geldt de bijtelling niet. 

Verdeling van bijtelling bij gedeeld gebruik 

In situaties waar een deelauto door meerdere werknemers wordt gebruikt, moet de bijtelling in redelijkheid worden verdeeld over de gebruikers. Dit vereist een nauwkeurige administratie van het gebruik door elke werknemer. Als de auto niet aan een specifieke werknemer ter beschikking is gesteld, maar door meerdere werknemers wordt gedeeld zonder privégebruik, kan de bijtelling mogelijk achterwege blijven. 

Kilometervergoeding 

Voor zakelijke kilometers die werknemers afleggen met een deelauto die niet ter beschikking is gesteld, kan een onbelaste kilometervergoeding van maximaal €0,23 per kilometer worden verstrekt. Deze vergoeding dekt ook eventuele bijkomende kosten zoals parkeerkosten. Het is belangrijk om een duidelijke administratie bij te houden om aan te tonen dat de kilometers zakelijk zijn gereden. 

Praktische voorbeelden inzet deelauto 

De publicatie van de Belastingdienst bevat een aantal praktijkvoorbeelden die bedrijven kunnen helpen bij het correct omgaan met de fiscale regels rondom deelauto’s. Enkele voorbeelden: 

• Reservering voor specifieke zakelijke reis: Een werkgever reserveert een deelauto voor een werknemer om een klant te bezoeken. De werknemer gebruikt de auto uitsluitend voor deze reis, en privégebruik is niet toegestaan. In dit geval is er geen sprake van terbeschikkingstelling, en geldt de bijtelling niet. 
• Abonnement bij een deelautobedrijf: Een werkgever heeft een abonnement bij een deelautobedrijf, waardoor werknemers zelf een auto kunnen reserveren voor zakelijke doeleinden. Privégebruik is verboden en wordt gecontroleerd. Ook hier is er geen sprake van terbeschikkingstelling, mits het privégebruik effectief wordt uitgesloten. 
• Werknemer sluit zelf een abonnement af: Een werknemer sluit op eigen initiatief een abonnement af bij een deelautobedrijf voor zakelijke ritten. De werkgever vergoedt de kosten voor zakelijke kilometers. In deze situatie is er geen sprake van terbeschikkingstelling door de werkgever, en is de bijtelling niet van toepassing. 

Stappen voor bedrijven die deelmobiliteit willen integreren 

Overweeg je om met deelvervoer aan de slag te gaan voor werknemers? Dan heb je mogelijk iets aan deze 5 stappen: 

1. Analyseer de mobiliteitsbehoeften: Breng in kaart hoe vaak en voor welke doeleinden werknemers voertuigen nodig hebben.

2. Kies een passende deelmobiliteitsvorm: Overweeg of het zinvol is om zelf deelauto’s aan te schaffen, samen te werken met een aanbieder, of werknemers te stimuleren zelf abonnementen af te sluiten. 

3. Stel een helder mobiliteitsbeleid op: Leg vast onder welke voorwaarden deelauto’s gebruikt mogen worden, hoe de reservering en administratie wordt geregeld, en hoe toezicht op het gebruik plaatsvindt. 

4. Informeer werknemers: Zorg voor duidelijke communicatie over de mogelijkheden en regels rondom deelmobiliteit binnen het bedrijf. 

5. Houd een nauwkeurige administratie bij: Voor fiscale doeleinden is het essentieel om precies bij te houden wie wanneer welke auto heeft gebruikt.